Viele Sammlungen sind nur dürftig dokumentiert. Oft handelt es sich dabei um eine Ansammlung loser Zettel, deren Vollständigkeit nur mühsam überprüft werden kann. Diese Zettel- oder Karteikartensammlung bietet nur selten einen befriedigenden Überblick oder eine einfache Handhabung der Sammlungsbestände. Fotos, Restaurierungsmaßnahmen und Literaturverweise gehen dabei mit der Zeit häufig verloren. Dieser Umstand hat die Nachfrage nach einer computergestützten Inventarisierung in den letzten Jahren rasant steigen lassen.
Übersichtsdarstellung des Inventars bei ARTfiler Viele Sammler, Museumskuratoren oder Kunsthändler sind durch den täglichen Umgang mit dem Computer in der Arbeitswelt eine effiziente, übersichtliche Datenverwaltung gewöhnt und suchen nach der optimalen Lösung für ihre Sammlung. Interessant ist, dass die Dokumentation der eigenen Kunstsammlung mit Hilfe des Computers im angelsächsischen Raum eine deutlich stärkere Verbreitung findet.
Der Verband der Museen der Schweiz (VMS) und der International Council of Museum (ICOM), Schweiz, haben letztes Jahr ein Recherche über verfügbare Inventarsysteme in Auftrag gegeben. Die Recherche hat deutlich gemacht, dass es die absolut optimale Patentlösung für alle Sammlungen nicht gibt. Die optimale Lösung hängt stark von der Struktur der Sammlung und den Bedürfnissen des „Sammlungsverwalters“ ab.
So sind einige Programme in erster Linie für Archive oder Bibliotheken geeignet, andere sind sehr speziell auf große Museen ausgerichtet, wieder andere besonders sinnvoll für Privat- und Firmensammlungen. Die Programme unterscheiden sich sowohl in den Anwendungsbereichen (Inventar, Adressenverwaltung, Fotoarchivierung, Bibliografie, Restaurierungsdokumentation, Schriftverkehr, Leihvorgänge etc.), als auch im Umfang (von einfach bis komplex) und im Preis. Eine sorgfältige Kosten-Nutzen-Analyse ist unerlässlich.
Die gängigen Inventarssysteme unterscheiden sich nach:
1) Netzwerklösungen i.d.R. für 5 User: sinnvoll beispielsweise für Firmensammlungen, größere Museen oder große Galerien. Die Kosten variieren zwischen € 3.000 und € 30.000
2) Einzelplatzversionen: Standardversion mit allen verfügbaren Features. Sie wird zwischen € 1.000 und € 10.000 angeboten.
3) Light-Versionen: geeignet für kleinere Privatsammlungen mit einer eingeschränkten Anwendung der angebotenen Features. Diese Versionen sind bereits zwischen € 450 und € 4.000 zu erwerben.
Diese Softwareprogramme können durch Wartungsverträge ergänzt werden.
Das Inventarisierungsprogramm ARTfiler
In unserem Beitrag möchen wir Ihnen die Software ARTfilerTM etwas genauer vorstellen, die besonders für Privat- und Firmensammlungen geeignet ist.
Das Programm wurde vor 5 Jahren von Michael Zink (Galerist) und John Skinner (Datenbankspezialisten) im Rahmen der Inventarisierung einer großen Firmensammlung entwickelt. Dieser Entstehungsgeschichte verdankt ARTfilerTM seine Praxisnähe und Benutzerfreundlichkeit. Da die verfügbare Software zu kompliziert und museumslastig war, wurde ARTfilerTM mit dem Ziel entwickelt, eine einfach zu bedienende und übersichtlich gestaltete Datenbank zu schaffen.
Startseite von ARTfiler ARTfiler beinhaltet folgende Anwendungsbereiche:
- Adressen (Datenverwaltung von Kunden, Experten, Restauratoren, anderen Sammlern etc.)
- Inventar (Verwaltung der Objektdaten mit Angaben zu Material, Größe, Auflage, Zustand, Fotografien u.a.)
- Künstler (Verwaltung der Künstlerinformationen inkl. Biografien, Ausstellungsverzeichnis, Literaturnennung)
Objektansicht bei ARTfiler - Schriftverkehr (Verknüpfung der Korrespondenz mit der Adressendatenbank und Outlook, Verwaltung von Standartanschreiben und Serienbriefen)
- Leihgaben (Leihanfragen- und Leihgabenverwaltung inkl. Leihverträge)
- Bibliografie (Verwaltung von Literaturhinweisen und - nennungen, vernetzt mit Kunstwerken oder Künstlern)
Entwurf eines Leihvertrages auf Englisch bei ARTfiler - Merkzettel (Erinnerungsfunktion für wichtige, noch unerledigte Aufgaben)
- Schätzungen / Versicherung (Dokumentation der Wertsteigerung eines Kunstwerkes durch aktualisierte Schätzungen bzw. Dokumentation verschiedener Wertbemessungen z.B. Ankaufspreis, Wertsteigerung, Wiederverkaufspreis, Versicherungssumme)
- Fotografen (Verwaltung von Fotografendaten)
Die einzelnen Anwendungsbereiche sind miteinander verknüpft und ermöglicht eine effiziente Verwaltung und Ausschöpfung der vorhanden Informationen.
Die ARTfiler Software wird gekennzeichnet durch:
- Bedienerfreundlichkeit (dadurch auch für den Laien geeignet). Weder IT-Kompetenz noch leistungsstarke Server-Rechner sind notwendig. Das Programm läuft auf dem gängigen Homecomputer.
- Professionelles Sammlungsmanagement
- Hohe Datensicherheit
- Windows und Macintosh kompatibel
- Zweisprachigkeit (Deutsch und Englisch)
- Vorhandene Standard-Datenstruktur für Kunstsammlungen
- Datenimport und - export über XML, Outlook, PalmOS, RTF, HTML u.a.
- Zusätzlich Dienstleistung bei Datenbankkonvertierung oder kompletter Neuinventarisierung
Etikettendarstellung bei ARTfiler Alle Daten können je nach Bedarf sortiert, analysiert und als Listen, Auswertungen und Etiketten ausgedruckt werden.
Die Netzwerklösung mit 2 Usern von ARTfilerTM kostet € 4.000, die Einzelplatzversion
€ 1.250 und die Private Version € 450.
Weitere Informationen finden Sie unter www.artfiler.de oder www.k3-artservices.de.
