Die meisten Künstler kennen die Situation: Neue Werke entstehen und müssen dokumentiert werden. Sie sollen dem Sammler oder Galeristen mit allen erforderlichen Daten präsentiert bzw. von diesem ausgestellt werden. Frühere Werke hingegen werden verkauft, reserviert, verliehen, ausgestellt oder sind beim Rahmenmacher.
Wie kann man da mühelos den Überblick behalten?

Kurz zusammengefasst läßt sich sagen: Inventarisierung und damit ausführliche Objektdokumentation dient:
- der Wertsteigerung,
- der Zeitersparnis,
- der verbesserten Präsentationsmöglichkeit,
- dem effektiven Management
- und nicht zuletzt der Diebstahlprävention.

Ähnlich dem ARTfiler Private gibt es beim ARTfiler Artist drei Eingabebereiche: die Adressdatenbank, das Inventar und den Künstlerbereich, die jeweils miteinander verknüpft sind. Neu am ARTfiler Artist ist – im Gegensatz zum ARTfiler Professional und ARTfiler Private – die Konzentration auf nur einen Künstler.

Der Künstler wird beim ARTfiler Artist einmalig angelegt mit Foto, Preiskalkulator und Vertragsvorlage, sowie ausführlicher Biographie und Bibliografie in Form von integrierbaren externen Dateien. Er wird von nun an automatisch als Urheber aller inventarisierten Werke eingetragen.

Das Herz der Verwaltungssoftware ist ebenso wie bei den anderen ARTfiler Versionen das Inventar. Hier werden die Kunstwerke im Detail dokumentiert mit einer Mischung aus standardisierten allgemeinen Eingabefeldern (Inventarnummer, Titel, Technik, Gattung, Größe, Auflage, Rahmung etc.) und frei zu vergebenen Auswahlkriterien (Thematik, Werkphase, Leihverkehrfreigabe, Transportkategorie u. v. m.). Zudem können mehrere Abbildungen pro Werk hinterlegt werden. Das Programm ermöglicht einen Überblick über den Standort, die Ausstellungsgeschichte, den Reservierungs- bzw. Verkaufsstatus sowie eine Kosten- und Preisübersicht für jedes einzelne Kunstwerk.

Der dritte Verwaltungsbereich ist die Adressdatenbank. Auch dieser Bereich stellt sich zusammen aus der Mischung von standardisierten Eingabefeldern (Kontaktdaten, Interessen, Kategorien) und frei zu vergebenden Auswahlkriterien (Sammlungsschwerpunkt, Dienstleister, Presse etc.). Darüber hinaus werden hier Käufe und Reservierungen registriert und Notizen gespeichert.

Datenbank übergreifend ist ARTfiler Artist mit zahlreichen praktischen Features ausgestattet:

- Integrieren von externen Dateien, wie Word- und Exceldateien
- Auswählen, Sortieren und Suchen nach bestimmten Kriterien
- Drucken von Listen (Werklisten, Übersichtsblätter mit und ohne Wertangaben, Kunden- bzw. Reiselisten), Etiketten, und Einzelblättern (Katalogseiten oder Kundenberichte)
- Auswertung der Daten

ARTfiler Artist basiert auf der Datenbank-Software 4th Dimension, die weltweit über 3 Millionen Anwender hat, und wurde in Zusammenarbeit mit Künstlern und Galeristen entwickelt. Er ist sowohl für Windows XP oder 2000 als auch für Macintosh OS 9 und OS 10 geeignet.
Seine Anwendung findet das Programm nicht nur in der Eigenverwaltung von Künstlern, sondern auch für das effektive Management jeder Art von Künstlersammlung oder Nachlassverwaltung, bzw. Erstellung von Werkverzeichnissen.